Etapa Tres Organización y Ejecución

•Actividades 1) Actividad  del equipo organizador   - Definición del programa  - Búsqueda de patrocinios y auspicios  - Elección del lugar y de la sede  - Contactos con los relatores  - Definición del mailing (base de datos)  - Producción de materiales  - Contratos con los proveedores  - Logística  - Administración de fondos         - Promoción y oficina de prensa

2) Elección del lugar y de la sede, según el  tipo  eventos:

  - Salas de reuniones de empresas

  - Sedes institucionales

  - Centros de congresos y pabellones de ferias

  - Residencias históricas

  - Espacios abiertos: estadios, parques con

         puestos de toldos

  - Medios de locomoción: barcos, trenes, 

         aviones

  - Hoteles, entre otros.

El Cliente

El Cliente : Es la persona mas importante para nuestra Admistración y la razón de ser de nuestra actividad

El Cliente : Necesita de  nosotros y nosotros necesitamos de el .

El Cliente : Ejerce un derecho al acudir a nuestra Empresa y nosotros cumplimos un deber de servirlo .

El Cliente  : No es solo un numero de cuenta si no ante todo un ser humano .

El Cliente  : Merece el mas cortés y justo trato que le podamos brindar .

El Cliente  : Es quien hace posible nuestra función en la Empresa ya sea como supervisor , conductor de           vehículo , electricista o sonidista .

El Cliente : Desea y tiene derecho a encontrar una empresa moderna y eficiente que le de un buen servicio .

El Cliente : Nunca nos quita tiempo de trabajo porque trabajamos para él .

El Cliente :  Es el mejor propagandista de nuestra Empresa   si le damos el mejor servicio y sabemos oírlo .

El Cliente :  Hay que darle soluciones no problemas .

EL PROYECTO Y PLANIFICACIÓN

Composición del presupuesto:

 Ingresos

 Egresos

 Gastos de gestión 

 Honorarios  

Redacción del timing de las acciones,  responsables de la   organización y   constitución de la organización.

Estudio de presupuesto

•Asignado enteramente por el organizador/ cliente

•Comercial, ítem por ítem

Ingresos

•Inscripción

•Contribuciones institucionales

•Patrocinios, auspicios, sponsors

•Merchandising

Egresos    

• Costos de suministros de los proveedores

• Gastos de gestión  día a día

• Honorarios de personal

La idea y el brief . (Primera etapa de un evento)

Es el concepto creativo, etapas del evento,  acciones preliminares a la redacción del proyecto,  definición de objetivos,   determinación del grupo objetivo,  elección del tipo de evento,  redacción del programa global y del proyecto, sus partes y áreas de intervención.


Acciones preliminares.

•1) Definir los objetivos de comunicación  

•Sociales     - De marketing

•Científicos    - De recursos humanos

•entre otros

•2) Definición del Target Group (Grupo Objetivo)

•Externo 

•Interno

•3) Definir la temática

•- Una materia específica y atractiva para determinado público

•- Repetición de acciones realizadas anteriormente

•- Eventos similares a los de la competencia

No se pierdan el Seminario de Producción de Eventos donde podrán aprender bastante de como desarrollar , planificar , conseguir Patrocinios, Auspicios , Sponsor y muchas cosas mas . Los conocimientos son de todos , cada uno sabe cuando los va a utilizar. Sebastian Arevalo Maturana Director y Productor de Eventos

¿Sabemos las partes de un evento ?

Acá les dejo como los veo yo

Los eventos se dividen en cuatro partes.

La idea y el brief

El proyecto y la planificación

La organización y la ejecución

Follow up

¿Que son los Eventos?

 El evento es una herramienta de comunicación y marketing que persigue un objetivo determinado. Es un refuerzo a la imagen que se inserta dentro de las políticas comunicacionales de una empresa o institución. Refuerza sus comunicaciones internas y externas, además de sus RR.PP. Cada evento responde a distintas necesidades por lo cual se utilizan diferentes estrategias y formas de organización.